Les signatures électroniques en gestion locative

Gestion locative 04 novembre 2021
une personne signant électroniquement sur tablette

Avec le confinement, la digitalisation s’est accélérée dans tous les domaines. L’immobilier n’a pas fait exception. Pour la gestion locative, la signature électronique s’est répandue pour les documents administratifs liés à la location des biens : bail, état des lieux, bon de visite, mandat… Comment fonctionne la signature électronique ? Est-elle fiable ? Mon bel appart vous donne tous les clés pour comprendre.

Comment fonctionne la signature électronique ?

L’objectif de la signature électronique

La signature électronique n’est pas une simple numérisation de votre signature. Il s’agit en fait d’un certificat crypté, associé à un document et à un signataire. Grâce à un échange de données informatisées et sécurisées, la signature électronique permet donc de viser directement un document. La loi Elan, votée en 2018, a de plus mis en place le bail numérique, qui a la même valeur que le bail papier.

La signature électronique certifie également l’intégrité du document signé, c’est-à-dire que son contenu n’a pas pu être altéré entre le moment où il est signé et celui où il est consulté.

Quelle est la validité de la signature électronique

La validité de la signature électronique a été adoptée en 2016 par le règlement européen eIDAS qui a défini 3 niveaux de fiabilité :

  • La signature électronique simple, qui peut être simplement l’écriture de votre nom sur le document, ne garantit pas l’identité du signataire et est utilisée pour des actes aux risques juridiques limités (comme l’état des lieux, le mandat de gestion ou le mandat de prélèvement) ;

  • la signature avancée comporte une vérification d’identité et peut être utilisée pour des documents ou paiements plus importants ;

  • la signature qualifiée s’accompagne d’un certificat électronique garantissant l’identité du signataire, elle est recommandée pour les contrats importants (bail, contrat de syndic…).

La signature électronique ajoute une fonction d’horodatage automatique : ainsi, on sait quand et à quelle heure le document a été visé.

La procédure de signature électronique

Concrètement, la procédure est la suivante : lorsque vous avez un document à signer, vous vous rendez sur notre plateforme sécurisée. Vous renseignez votre mail et votre numéro de téléphone portable. Un code vous est envoyé par SMS, que vous devez ajouter dans le champ prévu à cet effet. Ensuite, le document est daté, crypté et archivé dans nos serveurs.

Les atouts de la signature électronique

Le gain de temps

En gestion locative, la signature électronique est particulièrement pratique, notamment lorsqu’on loue des appartements pour étudiants. Il n’est pas rare que le futur locataire soit dans une ville, le propriétaire dans une autre et l’appartement encore à un autre endroit. La signature des documents officiels comme le bail nécessitait soit une rencontre physique soit des allers-retours par courrier postal qui pouvaient prendre du temps. Avec la signature électronique, le déplacement n’est plus nécessaire : tout peut se faire en ligne.

La réduction de l’empreinte écologique

Outre le gain de temps puisqu’il n’est plus nécessaire de vous déplacer pour la signature, ce système permet aussi d’éviter une surconsommation de papier. Il n’est en effet plus nécessaire de photocopier les pièces justificatives, qui sont simplement numérisées et archivées avec le bail.

La dématérialisation des archives

La dématérialisation des documents de gestion locative permet aussi d’éviter l’archivage papier des baux, contrats, factures, justificatifs, etc. Même si l’archivage numérique a aussi un impact sur l’environnement (le stockage de données génère de la consommation d’énergie), il est néanmoins bien moindre que l’archivage papier.

La fiabilité de la signature

Avec une signature électronique avancée ou qualifiée, la falsification du document comme de la signature est très difficile, voire impossible. Les documents signés électroniquement sont ainsi beaucoup plus sécurisés que leur format papier.

Vos données sont-elles sécurisées et protégées ?

La loi n°2000-230 du 13 mars 2000 reconnaît en France l’entière validité juridique de la signature électronique au même titre que la signature manuscrite. En 2010, le principe de signature numérique a aussi été reconnu comme valide : il s’agit par exemple d’une signature manuscrite apposée sur une tablette tactile.

Pour être valide, le dispositif de signature électronique doit être conforme au référentiel général de sécurité établi par l’État. Les prestataires proposant ces dispositifs doivent être par ailleurs référencés auprès de l’Union Européenne dans une liste de confiance (Trust List). Les documents sont chiffrés selon une norme particulière qui assure leur intégrité et empêche leur falsification.

Les risques de piratage ou de failles de sécurité sont très faibles. Le risque le plus important est celui d’usurpation d’identité (quelqu’un signe à votre place) : devant un tribunal, le certificat d’authentification de la signature électronique bénéficie cependant d’une présomption de fiabilité. Cela veut dire que vous devez prouver que vous n’avez pas signé l’acte : c’est possible grâce aux technologies de traçabilité (géolocalisation, historique, adresse ip…) qu’utilisent les générateurs de certificats.

La signature électronique qui respecte les protocoles de sécurité est donc quasi infalsifiable. Vous pouvez ainsi signer en toute confiance les documents qui vous sont transmis par Mon bel appart.