Copropriétaire : quelles charges de mon locataire puis-je récupérer ?

17 février 2022
alcul charges de copropriété avec factures

Si vous louez un appartement en copropriété, vous êtes redevable, comme tout copropriétaire, de charges de copropriété. Ces charges servent à assurer le bon fonctionnement de l’immeuble. Toutefois, en tant que propriétaire bailleur, vous pouvez vous faire rembourser une bonne partie de ces charges par votre locataire. Ce sont les charges récupérables. On vous explique de quoi il s’agit dans cet article. 

Les charges récupérables ou locatives : qu’est-ce que c’est ? 

En copropriété, afin d’assurer la bonne tenue de l’immeuble, tous les copropriétaires sont redevables des charges de copropriété à hauteur de leur quote-part des parties communes. Ces charges sont généralement prévues dans le budget prévisionnel de la copropriété et approuvées en assemblée générale. Pour collecter les charges, le syndic vous envoie des appels de fonds, généralement trimestriels, mais le règlement de copropriété peut définir une autre périodicité. Toutefois, si vous êtes copropriétaire et que vous louez votre bien, sachez que vous pouvez vous faire rembourser une partie des charges de copropriété par votre locataire. Ce sont les charges récupérables, appelées également charges locatives.


Que contiennent les charges récupérables en copropriété ?

 La liste des charges récupérables a été fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987. Il s’agit des dépenses suivantes : 

  • Les frais de maintenance de l’ascenseur, sauf si le locataire n’en fait pas l’usage lorsque le logement se situe en rez-de-chaussée ; 

  • L’eau chaude et froide sanitaire ; 

  • Le chauffage collectif ; 

  • L’entretien des espaces verts ; 

  • Les frais de ménage ; 

  • Une partie de la rémunération du gardien d’immeuble ou du concierge, le cas échéant ; 

  • La taxe d’enlèvement des ordures ménagères ; 

  • La rénovation des parties communes. 


Attention ! Tout autre frais non cité dans le décret n’est pas une charge récupérable et ne peut donc pas être demandé par le propriétaire bailleur. Si le bailleur ne justifie pas du caractère récupérable des charges et de leur montant, le locataire peut demander le remboursement de ces charges auprès du tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble. 


H3 Quelles sont les charges non récupérables en copropriété ? 


Certaines charges ne sont pas récupérables par le copropriétaire. Ce sont principalement les dépenses liées à la gestion administrative et financière de la copropriété, comme par exemple : 

  • Les honoraires du syndic, dans le cas où la copropriété fait appel à syndic professionnel pour la gestion de la copropriété ; 

  • Les frais d'assurance de l'immeuble ;

  • L’envoi des quittances de loyer, dans le cas où le propriétaire bailleur passe par une agence de gestion locative ;

  • Les frais de surveillance ou de sécurité de l'immeuble, comme l’installation de caméras de surveillance par exemple. 

Propriétaire bailleur : comment fixer le montant des charges récupérables ? 

En tant que propriétaire bailleur, c’est à vous de fixer le montant des charges récupérables à régler en plus du loyer. Afin de déterminer ce montant, plusieurs aspects sont à prendre en compte, il s’agit de : 

  • Se renseigner sur les charges de copropriété en se tournant vers le syndic, qui s’occupe de déterminer les charges de copropriété prévisionnelles que les copropriétaires doivent payer chaque année ; 

  • Déterminer la superficie et les annexes éventuelles (cave, garage, etc.) car celles-ci vont servir à calculer les charges dues par chaque copropriétaire ; 

  • Fixer le montant des impôts locaux relevant de services dont le locataire profite directement, comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères ou la taxe de balayage ;

  • Prendre en compte le montant des charges de copropriété de l’année précédente. Cette information se trouve dans l’arrêté des comptes annuels suite à l’assemblée générale d’approbation des comptes. 


Propriétaire bailleur : comment récupérer les charges locatives ? 

Du côté du propriétaire 

En tant que propriétaire bailleur, vous avez deux façons de récupérer les charges auprès de votre locataire :

  • Soit le versement de provisions de charges, avec une régularisation annuelle : Pour répartir les charges au cours de l'année, le locataire est généralement tenu de payer des frais inclus dans le montant du loyer sur une base régulière, mensuellement ou trimestriellement. En principe, vous devez uniformiser la redevance une fois par an et comparer le montant payé par votre locataire à ce qui est réellement dû. Pour ce faire, vous devez envoyer une lettre de régularisation des charges un mois avant de procéder à celle-ci. La régularisation annuelle peut se faire dans un délai de trois ans à compter de la demande. En cas de moins perçu, le locataire paiera la différence par chèque. Dans le cas contraire, vous devez rembourser le locataire soit par virement soit en réduisant le montant du prochain loyer. 


  • Soit la récupération ponctuelle des charges trop-perçues: Dans ce cas, le locataire rembourse ces charges au cours de l’année, elles ne sont pas comprises dans le loyer. Ainsi, vous devez fournir au locataire les justificatifs, durant les six mois suivant l’envoi du décompte, sous forme de factures par exemple. Le décompte est envoyé au moins un mois avant la date de la régularisation qui doit être faite avant la fin de l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre). Si ce n’est pas le cas, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur douze mois. 


Du côté du locataire 

En tant que locataire, vous pouvez vérifier à tout moment que la régularisation demandée par votre propriétaire est correcte. Pour ce faire, vous pouvez demander le décompte détaillé des charges de copropriété. Le locataire peut contester le montant des charges récupérables dans certaines circonstances :

  • Si les dépenses facturées ne figurent pas dans la liste des charges récupérables fixée par décret ; 

  • Si la demande de régularisation n’est pas accompagnée de justificatifs et d’un décompte des dépenses ; 

  • Si le propriétaire ne détient aucun justificatif correspondant aux charges réclamées.


Le locataire peut s’opposer au propriétaire bailleur en saisissant la commission départementale de conciliation par courrier recommandé avec accusé de réception. À noter que cette procédure est entièrement gratuite. Sinon, il peut saisir directement le tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble pour obtenir réparation. 


Bon à savoir : Matera propose une solution qui accompagne les syndics coopératifs et bénévoles dans la gestion de leur copropriété grâce à une plateforme en ligne et des experts qui prennent le relais sur les sujets techniques. Depuis votre espace Matera, vous pouvez consulter en quelques clics le montant de vos charges récupérables si vous êtes propriétaire bailleur ! 

Locataire : comment payer les charges non récupérables ? 

En location vide 

En location vide, le paiement des charges locatives se passe en deux temps : 

  • D’abord, le locataire paie une provision sur charges qui est incluse au montant de son loyer. Cette provision est calculée en fonction du montant déterminé lors de la dernière période d'ajustement des coûts ou du budget prévisionnel ; 

  • Après l’approbation des comptes annuels en assemblée générale, vous pouvez, en tant que propriétaire bailleur, ajuster le montant des charges en calculant la somme des réserves remboursées du locataire et les dépenses réelles engagées. Selon le résultat, vous devez rembourser le locataire ou demander un supplément. Si votre locataire quitte le logement avant la fin du bail, vous pouvez conserver jusqu’à 20% du dépôt de garantie maximum jusqu’à la prochaine assemblée générale de copropriété. Une fois l’assemblée générale passée, vous disposez d’un délai d’un mois pour régulariser les charges locatives. 


En location meublée 

En tant que propriétaire bailleur, il existe deux moyens de récupérer vos charges en location meublée : 

  • Au réel : dans ce cas, vous demandez chaque mois une provision sur charges au locataire et faites chaque année une régularisation pour vérifier que la provision couvre bien le montant réel des charges récupérables ; 

  • Au forfait : ici, vous inscrivez dans le contrat de bail un montant fixe correspondant aux charges locatives du logement. Dans le cadre d’une rémunération au forfait, vous n'avez donc pas à réaliser une régularisation chaque année. Cependant, si vous oubliez une dépense, comme la taxe d'enlèvement des ordures ménagères par exemple, vous ne pourrez malheureusement pas demander au locataire de vous rembourser ces frais.